A boa gestão de escritório, seja ele de arquitetura e engenharia ou de outro segmento, é muito importante para que o negócio funcione. Os profissionais que gerenciam o escritório devem estar atentos a uma série de fatores que influenciam diretamente no dia a dia do local e na atuação dos colaboradores.
É sobre este assunto que falaremos hoje. Você sabe se o seu escritório tem uma boa gestão? Saiba que melhorar a gestão do escritório pode auxiliar muito no andamento da empresa, bem como possibilitar que os clientes sejam atendidos de maneira mais eficiente.
Tudo isso leva a um negócio rentável e livre de dívidas. Pense comigo, um escritório de arquitetura e engenharia bem estruturado e com todos os processos sendo feitos de maneira adequada e contínua tem muito mais sucesso do que escritórios mal organizados e disfuncionais, certo?
Se você deseja que a gestão de escritório do seu negócio funcione e gere bons frutos, continue a leitura e veja como fazer isso. Acompanhe!
Círculo Dourado
O círculo dourado é uma série de perguntas que compõem um parâmetro de trabalho. Essa técnica é extremamente eficaz e traz diversos benefícios para um escritório de arquitetura e engenharia, pois faz com que os colaboradores produzam mais e melhor.
Este círculo deve ser utilizado de maneira teórica e prática. A parte teórica está na filosofia da empresa, que deve ser alterada para que a técnica funcione bem e realmente traga melhoras na equipe e na forma de trabalhar da empresa como um todo.
A parte mais prática está em 3 perguntas que devem ser feitas em qualquer projeto que o escritório se propor a fazer. Essas perguntas são: “Por quê?” “Como?” e “O quê?”. Todas essas perguntas devem ser feitas e respondidas pelos gestores, para que possam passar essas informações a seus colaboradores, que ao fazer essas perguntas, precisarão de orientação.
A primeira pergunta é o porquê de tal projeto estar sendo feito. É preciso achar um objetivo e uma razão para ele, desde de sua existência, até os motivos que levaram a sua criação e o propósito que se deseja atingir com a sua execução. Colaboradores que sabem os motivos pelos quais estão trabalhando em alguma atividade, produzem muito mais e de maneira muito efetiva.
Para saber mais sobre o círculo dourado, clique aqui e veja nosso post sobre o assunto!
O “Como?” também deve ser levado muito a sério na técnica do círculo dourado. Esse é o momento que o colaborador vai pensar sobre o planejamento estratégico do projeto. Todas as etapas devem ser pensadas dentro dessa parte do círculo. Isso permite que os métodos utilizados já estejam bem planejados antes que a execução comece.
O último ponto da técnica do círculo dourado é o “O quê?”. Essa pergunta deve ser feita e respondida de maneira bem reflexiva, para que se chegue a uma resposta concreta. O “O quê?” diz respeito ao resultado de todo projeto, ou seja, ao que vai ser entregue ao cliente.
O produto ou serviço final deve ser impecável sempre, por isso é importante deixar essa pergunta para o final, depois que o propósito e o planejamento já foram bem pensados e analisados tanto pelo gestor, quanto pelo colaborador.
Entendeu como o círculo dourado funciona? Veja agora os principais benefícios da técnica:
- melhora na comunicação da equipe;
- aumento da satisfação dos clientes e colaboradores;
- melhora no foco dos colaboradores;
- agilidade na entrega dos produtos e serviços; e
- aumento da qualidade das atividades.
Como eliminar a procrastinação
A procrastinação é um problema grave que deve ser sempre trabalhado junto aos colaboradores para que não se torne um hábito prejudicial para o andamento do escritório. Infelizmente, muitas pessoas são vítimas ou se deixam levar pela procrastinação, o que atrapalha muito o dia a dia.
Na área de arquitetura e engenharia isso é muito comum, pois o trabalho demanda tempo, dedicação, esforço e criatividade, além, é claro, de um vasto conhecimento a respeito de técnicas específicas. Por isso, a procrastinação pode ocorrer com mais facilidade.
Como dito anteriormente, procrastinar é uma maneira efetiva de fazer um negócio ir de mal a pior. A partir desse pensamento, é fácil chegar a conclusão de que técnicas contra a procrastinação devem ser aplicadas para que o escritório funcione de maneira mais produtiva e livre de atrasos e demora para execução de projetos.
Veja neste conteúdo as principais técnicas para não procrastinar nunca mais e ser muito mais produtivo.
Como encontrar um profissional qualificado
A busca pelos melhores profissionais do mercado acompanha os gestores desde o início do empreendedorismo. Para encontrar um profissional altamente qualificado, é preciso ter paciência e uma estratégia bem planejada, afinal, esse tipo de profissional não existe aos montes e muito provavelmente já está empregado em uma boa empresa.
Um bom funcionário detém muito conhecimento, produz com agilidade e qualidade, bem como é engajado com a empresa e sempre faz mais do que é necessário para o seu cargo. Para achar esse colaborador dos sonhos não existe facilidade, é quase como uma loteria.
Se quiser saber mais sobre as melhores dicas para encontrar um profissional qualificado, clique aqui e veja nosso post sobre isso!
A grande diferença é que aqui você conta com a sorte apenas em 20% do processo, pois nos outros 80% você pode fazer a diferença no ato da contratação e da seleção dos possíveis colaboradores. Para isso é necessário traçar uma estratégia eficiente de entrevista e estabelecer os requisitos mais importantes no momento de anunciar a vaga.
O mais importante é que o profissional seja equilibrado em suas vantagens. Por exemplo, um profissional cheio de experiência pode não ter o perfil que a empresa busca. Assim como um funcionário que é bem do estilo do escritório pode não ter a experiência necessária e acabar atrasando uma série de processos. Assim, a chave aqui é equilíbrio!
Usar o feedback
O feedback é a forma com que você e o seu escritório dispõe para saber como a atuação do negócio está sendo vista de fora. Ou seja, entre os clientes, parceiros e concorrentes da empresa. Além disso, o feedback funciona muito na gestão de escritório para ajudar os colaboradores a entenderem melhor o que os gestores esperam deles.
Por isso, se você for gestor de um escritório de arquitetura e engenharia, não deixe de passar feedbacks detalhados e justos. Isso certamente ajudará muito no processo de aquisição de experiência do funcionário, bem como fará com que os profissionais do escritório produzam com rapidez e qualidade.
Se você concorda que feedbacks são importantes e deseja saber mais sobre como ele pode melhorar a gestão de escritório, clique aqui e veja nosso conteúdo sobre este tema.
Algumas vezes os feedbacks podem ter uma natureza negativa. O que não é um problema propriamente dito, mas demanda alguns cuidados a mais por parte do gestor. Por exemplo, se um funcionário chega atrasado a ponto de prejudicar os projetos e causar uma sensação de injustiça nos outros colaboradores, isso irá gerar um feedback negativo, certo?
Quando esse feedback for passado ao profissional, é essencial que isso seja feito com educação, discrição e firmeza. Assim, o colaborador sentirá que é respeitado, mas que, ao mesmo tempo, precisa chegar no horário para cumprir as expectativas de seu gestor.
Líder ou chefe
Você é um líder ou um chefe no seu escritório? Se você não sabe a resposta, leia esta seção até o final e veja qual a diferença entre essas duas nomenclaturas. Certamente você já deve ter ouvido falar que você precisa ser um líder e não um chefe. Mas o que isso realmente significa na gestão de escritório?
Para ser um chefe, não é preciso ter muito conhecimento, basta que você tenha um cargo de direção ou gerência em uma empresa. Porém, para ser um líder, ou um bom líder, é preciso ter muito mais jogo de cintura e conhecimento.
Saiba mais sobre como praticar uma boa liderança acessando nosso post sobre as maiores diferenças entre chefes e líderes.
Um líder é aquele que encoraja a equipe sem colocar medo nos colaboradores, mas, ao mesmo tempo, impõe respeito. Liderança tem muito mais a ver com dar o exemplo e ser respeitado pelo bom trabalho, do que ser obedecido.
Ser um líder excelente não é tão fácil assim, mas seguindo alguns parâmetros é possível alcançar esse posto.
Como motivar a equipe
A motivação da sua equipe precisa sempre estar em alta para que o trabalho flua de maneira satisfatória. É claro que os colaboradores provavelmente vão trabalhar e resolver as pendências da empresa mesmo quando não estiverem 100% motivados. Porém, quando a motivação é alimentada pelos gestores, todo o trabalho é feito com mais eficiência.
Você já parou para pensar se a sua equipe está motivada? Essa não é uma pergunta fácil, pois depende de muitos fatores. Entretanto, fique sempre atento a sua gestão de escritório para ter certeza de que você, está fazendo tudo para motivar os seus colaboradores.
Leia nosso post e saiba as melhores dicas para motivar sua equipe!
No ramo de arquitetura e engenharia, a motivação é muito importante. Especialmente quando falamos dos colaboradores que atuam na construção civil. O trabalho desse grupo é fisicamente complexo e demanda disposição para que seja feito dentro dos prazos acordados.
Empreendedorismo
Você se considera um bom empreendedor? Pois saiba que o empreendedorismo é muito importante para qualquer escritório, especialmente para os escritórios de arquitetura e engenharia. É preciso ter um bom conhecimento para saber fazer uma gestão de escritório que efetivamente dê resultados positivos.
Dessa forma, se você administrar o seu escritório de maneira correta, as chances do negócio prosperar são muito maiores. Pense nisso sempre que for tomar uma decisão. Veja se a natureza da ação é de fato condizente com a forma com que você deseja gerir o escritório.
Nunca esqueça de administrar o negócio de acordo com as possibilidades financeiras existentes no momento. Tenha transparência em todos os serviços para não deixar seus clientes, colaboradores e parceiros com dúvidas. Além disso, lidere de maneira exemplar e planeje todos os procedimentos da melhor maneira possível.
Tudo isso fará com que o seu escritório tenha uma boa gestão e prospere com muito mais facilidade. O que destaca uma empresa de outra é a forma com que seus gestores lidam com os projetos. Além é claro, de um esquema competitivo de marketing e preços atrativos.
Tudo isso está dentro da gestão de escritório. Se você deseja saber mais sobre o assunto, acesse o nosso conteúdo sobre esse tema!
Contrato de prestação de serviço
Qualquer empresa que se preze está sempre em dia com as suas obrigações fiscais e jurídicas, não é mesmo? Isso inclui o atendimento a todas as normas de segurança e qualidade estabelecidas. Bem como o cumprimento dos acordos e contratos estabelecidos com os clientes do negócio.
Dentro desse espectro, vale frisar a importância do contrato de prestação de serviço para escritórios de arquitetura e engenharia. Esse tipo de contrato garante que só profissionais dessa área tenham mais tranquilidade e segurança.
Nesse documento constam todas as especificidades do serviço, de modo que essa obrigação é bilateral. Enquanto o profissional de gestão de escritório deve fazer tudo o que foi combinado com o cliente e especificado no contrato; O documento também obriga o contratante a arcar com os valores e condições de trabalho pactuadas.
Clique aqui para ver a importância do contrato de prestação de serviço e aprenda como elaborar o documento.
Considerações finais
Quando você termina a graduação e sonha em abrir o seu escritório, sempre pensa em questões de pessoal, design… Porém, um dos pontos que não deve ser negligenciado é a gestão de escritório que você vai aplicar no negócio. Como você pôde observar no post, essa questão é fundamental para o negócio. Por isso, trate sempre de fazer uma gestão funcional e planejada!
