A boa gestão de escritório, seja ele de arquitetura e engenharia ou de outro segmento, é muito importante para que o negócio funcione. Os profissionais que gerenciam o escritório devem estar atentos a uma série de fatores que influenciam diretamente no dia a dia do local e na atuação dos colaboradores. 

É sobre este assunto que falaremos hoje. Você sabe se o seu escritório tem uma boa gestão? Saiba que melhorar a gestão do escritório pode auxiliar muito no andamento da empresa, bem como possibilitar que os clientes sejam atendidos de maneira mais eficiente.

Tudo isso leva a um negócio rentável e livre de dívidas. Pense comigo, um escritório de arquitetura e engenharia bem estruturado e com todos os processos sendo feitos de maneira adequada e contínua tem muito mais sucesso do que escritórios mal organizados e disfuncionais, certo?

Se você deseja que a gestão de escritório do seu negócio funcione e gere bons frutos, continue a leitura e veja como fazer isso. Acompanhe!

Círculo Dourado

O círculo dourado é uma série de perguntas que compõem um parâmetro de trabalho. Essa técnica é extremamente eficaz e traz diversos benefícios para um escritório de arquitetura e engenharia, pois faz com que os colaboradores produzam mais e melhor.

Este círculo deve ser utilizado de maneira teórica e prática. A parte teórica está na filosofia da empresa, que deve ser alterada para que a técnica funcione bem e realmente traga melhoras na equipe e na forma de trabalhar da empresa como um todo.

A parte mais prática está em 3 perguntas que devem ser feitas em qualquer projeto que o escritório se propor a fazer. Essas perguntas são: “Por quê?” “Como?” e “O quê?”. Todas essas perguntas devem ser feitas e respondidas pelos gestores, para que possam passar essas informações a seus colaboradores, que ao fazer essas perguntas, precisarão de orientação.

A primeira pergunta é o porquê de tal projeto estar sendo feito. É preciso achar um objetivo e uma razão para ele, desde de sua existência, até os motivos que levaram a sua criação e o propósito que se deseja atingir com a sua execução. Colaboradores que sabem os motivos pelos quais estão trabalhando em alguma atividade, produzem muito mais e de maneira muito efetiva.

Para saber mais sobre o círculo dourado, clique aqui e veja nosso post sobre o assunto!

O “Como?” também deve ser levado muito a sério na técnica do círculo dourado. Esse é o momento que o colaborador vai pensar sobre o planejamento estratégico do projeto. Todas as etapas devem ser pensadas dentro dessa parte do círculo. Isso permite que os métodos utilizados já estejam bem planejados antes que a execução comece.

O último ponto da técnica do círculo dourado é o “O quê?”. Essa pergunta deve ser feita e respondida de maneira bem reflexiva, para que se chegue a uma resposta concreta. O “O quê?” diz respeito ao resultado de todo projeto, ou seja, ao que vai ser entregue ao cliente. 

O produto ou serviço final deve ser impecável sempre, por isso é importante deixar essa pergunta para o final, depois que o propósito e o planejamento já foram bem pensados e analisados tanto pelo gestor, quanto pelo colaborador.

Entendeu como o círculo dourado funciona? Veja agora os principais benefícios da técnica:

• melhora na comunicação da equipe;
• aumento da satisfação dos clientes e colaboradores;
• melhora no foco dos colaboradores;
• agilidade na entrega dos produtos e serviços; e
• aumento da qualidade das atividades.

Como eliminar a procrastinação

A procrastinação é um problema grave que deve ser sempre trabalhado junto aos colaboradores para que não se torne um hábito prejudicial para o andamento do escritório. Infelizmente, muitas pessoas são vítimas ou se deixam levar pela procrastinação, o que atrapalha muito o dia a dia.

Na área de arquitetura e engenharia isso é muito comum, pois o trabalho demanda tempo, dedicação, esforço e criatividade, além, é claro, de um vasto conhecimento a respeito de técnicas específicas. Por isso, a procrastinação pode ocorrer com mais facilidade.

Como dito anteriormente, procrastinar é uma maneira efetiva de fazer um negócio ir de mal a pior. A partir desse pensamento, é fácil chegar a conclusão de que técnicas contra a procrastinação devem ser aplicadas para que o escritório funcione de maneira mais produtiva e livre de atrasos e demora para execução de projetos.

Veja neste conteúdo as principais técnicas para não procrastinar nunca mais e ser muito mais produtivo.

Como encontrar um profissional qualificado

A busca pelos melhores profissionais do mercado acompanha os gestores desde o início do empreendedorismo. Para encontrar um profissional altamente qualificado, é preciso ter paciência e uma estratégia bem planejada, afinal, esse tipo de profissional não existe aos montes e muito provavelmente já está empregado em uma boa empresa.

Um bom funcionário detém muito conhecimento, produz com agilidade e qualidade, bem como é engajado com a empresa e sempre faz mais do que é necessário para o seu cargo. Para achar esse colaborador dos sonhos não existe facilidade, é quase como uma loteria.

Se quiser saber mais sobre as melhores dicas para encontrar um profissional qualificado, clique aqui e veja nosso post sobre isso!

A grande diferença é que aqui você conta com a sorte apenas em 20% do processo, pois nos outros 80% você pode fazer a diferença no ato da contratação e da seleção dos possíveis colaboradores. Para isso é necessário traçar uma estratégia eficiente de entrevista e estabelecer os requisitos mais importantes no momento de anunciar a vaga.

O mais importante é que o profissional seja equilibrado em suas vantagens. Por exemplo, um profissional cheio de experiência pode não ter o perfil que a empresa busca. Assim como um funcionário que é bem do estilo do escritório pode não ter a experiência necessária e acabar atrasando uma série de processos. Assim, a chave aqui é equilíbrio!

Usar o feedback

O feedback é a forma com que você e o seu escritório dispõe para saber como a atuação do negócio está sendo vista de fora. Ou seja, entre os clientes, parceiros e concorrentes da empresa. Além disso, o feedback funciona muito na gestão de escritório para ajudar os colaboradores a entenderem melhor o que os gestores esperam deles.

Por isso, se você for gestor de um escritório de arquitetura e engenharia, não deixe de passar feedbacks detalhados e justos. Isso certamente ajudará muito no processo de aquisição de experiência do funcionário, bem como fará com que os profissionais do escritório produzam com rapidez e qualidade.

Se você concorda que feedbacks são importantes e deseja saber mais sobre como ele pode melhorar a gestão de escritório, clique aqui e veja nosso conteúdo sobre este tema.

Algumas vezes os feedbacks podem ter uma natureza negativa. O que não é um problema propriamente dito, mas demanda alguns cuidados a mais por parte do gestor. Por exemplo, se um funcionário chega atrasado a ponto de prejudicar os projetos e causar uma sensação de injustiça nos outros colaboradores, isso irá gerar um feedback negativo, certo?

Quando esse feedback for passado ao profissional, é essencial que isso seja feito com educação, discrição e firmeza. Assim, o colaborador sentirá que é respeitado, mas que, ao mesmo tempo, precisa chegar no horário para cumprir as expectativas de seu gestor.

Líder ou chefe

Você é um líder ou um chefe no seu escritório? Se você não sabe a resposta, leia esta seção até o final e veja qual a diferença entre essas duas nomenclaturas. Certamente você já deve ter ouvido falar que você precisa ser um líder e não um chefe. Mas o que isso realmente significa na gestão de escritório?

Para ser um chefe, não é preciso ter muito conhecimento, basta que você tenha um cargo de direção ou gerência em uma empresa. Porém, para ser um líder, ou um bom líder, é preciso ter muito mais jogo de cintura e conhecimento.

Saiba mais sobre como praticar uma boa liderança acessando nosso post sobre as maiores diferenças entre chefes e líderes.

Um líder é aquele que encoraja a equipe sem colocar medo nos colaboradores, mas, ao mesmo tempo, impõe respeito. Liderança tem muito mais a ver com dar o exemplo e ser respeitado pelo bom trabalho, do que ser obedecido.

Ser um líder excelente não é tão fácil assim, mas seguindo alguns parâmetros é possível alcançar esse posto. 

Como motivar a equipe

A motivação da sua equipe precisa sempre estar em alta para que o trabalho flua de maneira satisfatória. É claro que os colaboradores provavelmente vão trabalhar e resolver as pendências da empresa mesmo quando não estiverem 100% motivados. Porém, quando a motivação é alimentada pelos gestores, todo o trabalho é feito com mais eficiência.

Você já parou para pensar se a sua equipe está motivada? Essa não é uma pergunta fácil, pois depende de muitos fatores. Entretanto, fique sempre atento a sua gestão de escritório para ter certeza de que você, está fazendo tudo para motivar os seus colaboradores.

Leia nosso post e saiba as melhores dicas para motivar sua equipe!

No ramo de arquitetura e engenharia, a motivação é muito importante. Especialmente quando falamos dos colaboradores que atuam na construção civil. O trabalho desse grupo é fisicamente complexo e demanda disposição para que seja feito dentro dos prazos acordados.

Empreendedorismo

Você se considera um bom empreendedor? Pois saiba que o empreendedorismo é muito importante para qualquer escritório, especialmente para os escritórios de arquitetura e engenharia. É preciso ter um bom conhecimento para saber fazer uma gestão de escritório que efetivamente dê resultados positivos.

Dessa forma, se você administrar o seu escritório de maneira correta, as chances do negócio prosperar são muito maiores. Pense nisso sempre que for tomar uma decisão. Veja se a natureza da ação é de fato condizente com a forma com que você deseja gerir o escritório.

Nunca esqueça de administrar o negócio de acordo com as possibilidades financeiras existentes no momento. Tenha transparência em todos os serviços para não deixar seus clientes, colaboradores e parceiros com dúvidas. Além disso, lidere de maneira exemplar e planeje todos os procedimentos da melhor maneira possível.

Tudo isso fará com que o seu escritório tenha uma boa gestão e prospere com muito mais facilidade. O que destaca uma empresa de outra é a forma com que seus gestores lidam com os projetos. Além é claro, de um esquema competitivo de marketing e preços atrativos.

Tudo isso está dentro da gestão de escritório. Se você deseja saber mais sobre o assunto, acesse o nosso conteúdo sobre esse tema!

Contrato de prestação de serviço

Qualquer empresa que se preze está sempre em dia com as suas obrigações fiscais e jurídicas, não é mesmo? Isso inclui o atendimento a todas as normas de segurança e qualidade estabelecidas. Bem como o cumprimento dos acordos e contratos estabelecidos com os clientes do negócio.

Dentro desse espectro, vale frisar a importância do contrato de prestação de serviço para escritórios de arquitetura e engenharia. Esse tipo de contrato garante que só profissionais dessa área tenham mais tranquilidade e segurança.

Nesse documento constam todas as especificidades do serviço, de modo que essa obrigação é bilateral. Enquanto o profissional de gestão de escritório deve fazer tudo o que foi combinado com o cliente e especificado no contrato; O documento também obriga o contratante a arcar com os valores e condições de trabalho pactuadas.

Clique aqui para ver a importância do contrato de prestação de serviço e aprenda como elaborar o documento.

Considerações finais

Quando você termina a graduação e sonha em abrir o seu escritório, sempre pensa em questões de pessoal, design… Porém, um dos pontos que não deve ser negligenciado é a gestão de escritório que você vai aplicar no negócio. Como você pôde observar no post, essa questão é fundamental para o negócio. Por isso, trate sempre de fazer uma gestão funcional e planejada!

(Clique no player para o ouvir a narração desse artigo! Queremos facilitar sua vida, desde consumir o nosso conteúdo até realizar o seu projeto.) =)

Algo que ainda é um pouco desconhecido para muitas pessoas é a gestão do escritório de arquitetura e engenharia. Assim como todo e qualquer serviço, ele precisa de um bom gerenciamento para funcionar de maneira correta. Quem tem um escritório de arquitetura e engenharia ou trabalha em um, provavelmente já passou por algum problema. Grande maioria das vezes, essa adversidade ocorreu por falta de comunicação. Seja pelas histórias de empresas que faliram ou novos empreendimentos que não duram muito tempo, a gestão é fundamental.

Leia também: Gerenciamento de obras: o guia absolutamente completo

Gestão de escritório de arquitetura e engenharia – o que é?

A gestão, de maneira geral, é o ato de gerenciar ou administrar algo. Logo, fazer a gestão de um escritório de arquitetura e engenharia é, justamente, gerenciá-lo e administrá-lo. Dentro desse gerenciamento, é muito importante ter o foco no crescimento, ambiente de trabalho agradável e organização. Empreender no ramo da construção é algo muito delicado. Portanto, começar do jeito certo é fundamental. Uma prova de como as pessoas negligenciam esse aspecto é que muitos escritórios antigos não possuem uma boa gestão. Consequentemente, corre-se o risco de perder muito dinheiro e projetos maravilhosos.

Para quem deseja empreender e abrir um escritório de arquitetura e engenharia, é interessante e indicado começar do jeito certo. Para isso, além de divulgar os serviços da forma mais correta possível, também é importante contar com serviços variados. Isso, logicamente, se o profissional realmente puder oferecê-los ou pagar alguém para que os realize. Além disso, parcerias também são bem-vindas, dependendo do caso.

A importância da gestão bem-feita

Entre as ferramentas de maior eficácia para o sucesso de um negócio, está a gestão. Quando planejada e aplicada de maneira correta, permite que a empresa alce voos grandiosos. O motivo é que resulta em ótimas vantagens, como:

• Transparência na comunicação;
• Administração financeira;
• Organização de processos;
• Liderança inspiradora;
• Saúde financeira.

Quando o escritório de arquitetura e engenharia e engenharia se encontra com uma boa gestão, nota-se uma comunicação muito melhor. Como dito anteriormente, muitas falhas e erros ocorrem por conta de falhas nessa questão. Portanto, um gerenciamento adequado permite que haja uma troca maior e mais clara de informações. Em seguida, a administração financeira é algo que é impactado profundamente pela gestão.

Na verdade, a gestão, em suma, realiza também a administração financeira. Assim, quando bem executada, resulta em aspectos positivos nessa questão. A importância da gestão também reflete na organização de processos. É comum encontrar escritórios de arquitetura e engenharia que são bagunçados. Isso causa um efeito negativo nos mais variados aspectos do local. Além disso, a liderança é algo que também resulta da gestão. Quando todos os processos são geridos de maneira correta, é mais fácil liderar. Afinal, a equipe se encontra mais motivada. Consequentemente, a saúde financeira também se encontra muito melhor.

Como colocar em prática a gestão?

Nem sempre é preciso contratar uma equipe especializada para colocar em prática a gestão do escritório de arquitetura e engenharia. Na verdade, com dicas simples, porém ótimas, é possível garantir um bom desempenho. Tudo isso pode ser feito através de cursos, livros, aplicativos, etc. Afinal, geralmente quem resolve empreender com o escritório é quem realiza sua gestão. Ocorre que muitas vezes o indivíduo é inexperiente e não faz ideia de por onde começar. É nesse momento em que os riscos começam a surgir.

Por isso, é importante ter em mente que a gestão exige uma boa quantidade de estudo. Esse aprendizado não deve ser feito somente uma vez na vida, mas sempre. Como o mercado e as formas de gerir estão constantemente se reinventando, é preciso estar sempre atualizado. Ademais, junto ao mercado, o cliente também começa a ditar sua forma favorita de consumo. Além disso, também deixa claro tudo aquilo que procura em um escritório de arquitetura e engenharia. 

1. Leia livros

Uma das melhores formas de adquirir conhecimento é lendo. Os livros têm o poder de oferecer uma enorme possibilidade de aprendizado. Além disso, geralmente são escritos por pessoas que já passaram por tudo aquilo que o novo empreendedor está passando. Por isso, tendem a conversar de maneira empática e passar grande conhecimento para o leitor. Alguns livros que podem ser lidos a fim de agregar conhecimento, são:

Manual do CEO, de Josh Kaufman – o livro é ótimo para aprimorar conhecimentos, instigar competências e compartilhar ótimas e grandes estratégias para o sucesso.

SCRUM: A arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo, por Jeff Sutherland e J.J. Sutherland – ótima leitura para atualizar o empreendedor sobre as mudanças que o mundo vem passando. Ensina muito sobre como ter mais produtividade e gerenciar de maneira profissional.

Tudo Sobre Arquitetura, por Denna Jones – mesmo já formado, o livro apresenta obras fundamentais em seu contexto social e cultural, que podem agregar muito para complementar a formação. É ótimo para motivar e inspirar o jovem e o experiente arquiteto.

2. Cursos

Os cursos também são ótimos para preparar o indivíduo para esse meio. A boa notícia é que existe um imenso leque de opções. Para abrir um escritório de arquitetura e engenharia, é muito importante ter novas visões e uma mentalidade aberta ao novo. Afinal, a profissão tem tudo a ver com isso. Como resultado dessa questão, cursos sobre gestão de processos e equipes, sobre novidades da profissão, entre outros, são ótimas alternativas. É importante ter em mente que quem deseja empreender não pode e nem deve se apegar em somente um ponto de aprendizado.

3. Utilize sistemas e aplicativos

A rotina pode realmente ser muito corrida conforme os dias vão passando. A boa notícia é que, para gerenciar um escritório de arquitetura e engenharia, é possível contar com a tecnologia disponível. Atualmente, existem muitos softwares, aplicativos de celular e planilhas prontas que podem ser utilizadas. Elas ajudam na hora de gerir gastos, equipes, processos e demais aspectos do dia a dia desse profissional. Além disso, também podem ser utilizados como uma forma de processar orçamentos e atender clientes.

Conclusão

Empreender com um escritório de arquitetura e engenharia pode ser uma ótima ideia. Por isso, é muito importante garantir que a gestão seja algo muito bem planejado e aplicado. Dessa maneira, será possível organizar as finanças, orçamentos, equipe e demais processos de suma importância para o crescimento profissional do local. Portanto, buscar conhecimento, aplicá-lo e tornar tudo mais profissional é essencial!