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Um dos maiores desafios de muitos gestores é, justamente, o cronograma de atividades. Fazer com que os projetos sejam entregues dentro do prazo, bem como facilitar a vida de toda a equipe, é algo que exige planejamento. Por isso, o cronograma de atividades é utilizado com grande frequência. Com ele, é possível facilitar a rotina de todos os envolvidos. Confira!
Principais vantagens do cronograma de atividades
O cronograma de atividades é utilizado por todas as pessoas que buscam eficácia. Através dele, por exemplo, é possível atuar de uma maneira muito mais ágil ao realizar uma série de tarefas. Além do mais, é válido também citar o quanto ele é indispensável. Afinal, gerencia o tempo, atividades e demais características que envolvem um projeto. Por conta disso, é muito utilizado em obras, já que são ambientes de grande complexidade e prazos definidos. Com a utilização de um cronograma de atividades, é possível agir de maneira assertiva e programada.
Tudo isso faz com que haja um encadeamento lógico e sequencial. Assim, é muito difícil alguém perder o foco do real objetivo proposto no trabalho. Como já é de se esperar, o cronograma, de fato, oferece muitos fatores positivos. Muito além de manter o foco da equipe, ele também atua diretamente na satisfação do consumidor. Veja exemplos para entender melhor:
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- Melhor administração do tempo;
- Monitora o desempenho da equipe;
- Alocação de recursos;
- Aumento da eficiência como um todo.
As vantagens acima somente podem ser vistas quando o cronograma é implementado corretamente. Com relação ao prazo para conclusão de atividades, o gestor consegue estimar o tempo necessário para cada tarefa. Isso faz com que o planejamento seja mais confiante e bem-sucedido durante todo seu andamento. Em seguida, o desempenho da equipe é algo que também precisa estar presente.
Com dados bem estruturados, pode-se apurar o tempo que cada colaborador está dispensando em cada tarefa. Assim, é possível colher as informações necessárias para avaliar o desempenho e produtividade de cada um. Em seguida, algo que alguns não conhecem e outros possuem dúvidas é em relação à alocação dos recursos. Quando o cronograma é bem montado, é possível ter mais exatidão na disponibilidade de cada funcionário. Isso reflete diretamente no aumento da eficiência da equipe.
O que é um cronograma de atividades?
De uma forma fácil e objetiva de entender, o cronograma de atividades é uma ferramenta de gestão. Logo, tem o objetivo de gerenciar atividades, recursos e tudo aquilo que envolve a obra. Ele é uma ótima ferramenta para que os colaboradores estejam focados no serviço. Afinal, direciona e coordena tudo de uma forma profissional. Isso ocorre por conta da melhor visão que o gestor tem do projeto que está sendo executado. Com uma visibilidade adequada, é possível notar as principais dificuldades, recursos necessários, eficiência de colaboradores, etc.
Além disso, algo que o cronograma de atividades permite observar é o ciclo de vida do projeto. Em cada ciclo de vida, também é importante levar em consideração a necessidade dos recursos. Isso, de fato, também está incluso no cronograma. De forma geral, ele é uma ótima maneira de gerenciar não somente a atividade, mas também o tempo que tudo é devidamente feito.
Como fazer um cronograma de atividades?
Há diversas formas de como fazer um cronograma de atividades para sua obra. A boa notícia é que atualmente a tecnologia ajuda muito. Afinal, pode-se utilizar de planilhas, aplicativos, entre outros métodos online. Porém, o ideal é sempre aprender como realizá-lo de maneira tradicional e na prática. Mesmo que a tecnologia seja altamente eficaz, a maneira tradicional permite adquirir maior conhecimento.
Portanto, o cronograma de atividades tem um ponto de partida muito importante: o planejamento. Nele, quanto maior o tempo, maiores são as chances de sucesso. Isso pode parecer até óbvio para algumas pessoas, mas acontece que muitas não têm consciência disso. Porém, basta ligar os pontos: para que atividades sejam desempenhadas de maneira correta e ágil, é preciso planejá-las. Tudo o que envolve gestão, envolve também planejamento. Portanto, independente do passo a ser seguido, é preciso levar isso em consideração. Tendo feito um planejamento, é preciso colocar tudo em ordem.
1. Defina prioridades
Em toda obra há atividades que devem ser consideradas como prioridades. Depois de realizar todo o planejamento, sequencie as ações por aquilo que é mais importante. Sendo assim, definir as atividades prioritárias nada mais é do que organizá-las pela ordem de realização.
2. Faça o Diagrama de Rede
Após definir todas as atividades de uma maneira prioritária, está na hora de fazer o Diagrama de Rede. Ele é um gráfico que visa apresentar todas as atividades que constituirão o projeto. Porém, muito além disso, ele também mostra a forma como elas interagem entre si. Pode-se dizer que o Diagrama de Rede representa todas as decisões sobre as sequências das atividades. Nesse gráfico, inclusive, o gestor consegue visualizar todas as decisões e continuar preparando o cronograma.
3. Definir recursos das atividades
Depois de realizar o passo anterior, é muito importante planejar uma estimativa dos recursos das atividades. Na prática, o gestor geralmente realiza esse passo já quando está listando as atividades a serem desempenhadas no cronograma.
4. Calcular o tempo necessários
Após as etapas anteriores, chegou o momento de planejar o tempo. Nesse momento, o gestor deve calcular o prazo que cada atividade demorará para ser realizada. Além disso, também é importante levar em consideração como ela será realizada, bem como o tempo necessário para dar certo, etc.
5. Faça o cronograma de atividades
Por fim, o cronograma pode ser montado da forma como julgar melhor. Existem gestores que preferem manter uma cópia em seu computador, enquanto outros carregam consigo em forma de papel impresso. Independente da modalidade escolhida, todo esse levantamento serve para construir o cronograma de atividades. Se optar por utilizar um software de gerenciamento de sua preferência, essa será a parte mais fácil. Isso porque todas as atividades estão inseridas, sendo necessário somente montar o gráfico. Porém, caso o recurso escolhido seja outro, como uma planilha, é preciso ordenar todas as informações.
O Excel é uma das ferramentas mais utilizadas entre os gestores. Com ele, é possível gerar o Gráfico de Gantt. Entretanto, é preciso criar tabelas e inserir todos os dados antes de configurar. Dependendo da ferramenta escolhida, pode levar mais ou menos tempo. De fato, é comum encontrar equipes de projetos que levam muito tempo definindo o cronograma. Esse é realmente um dos motivos pelos quais os cronogramas de atividades não são assertivos.
Dica adicional
Como dito anteriormente, um dos motivos pelos quais os cronogramas apresentam falhas é por conta da indecisão na ferramenta. Portanto, algo que gestores mais experientes no assunto fazem é pré-determinar essa questão. Dessa maneira, montar o cronograma se torna um processo muito mais fácil e descomplicado. Ademais, é preciso levar em consideração que um cronograma não assertivo significa atrasos na obra. Logo, há um enorme risco em causar uma grande insatisfação no cliente. Consequentemente, essa atitude também resulta em perda de confiança e demais problemas difíceis de serem resolvidos.
Por isso, é sempre válido ter em mente um aplicativo ou outra ferramenta que permita criar o cronograma de maneira segura e rápida. Em casos de dúvida, há uma vasta opção disponível na internet. É válido levar em consideração que as atividades devem ser ágeis, mas a criação do cronograma também. Escolher em cima da hora não é a opção certa.
Ferramentas mais utilizadas para criar um cronograma de atividades
Como a criação de um cronograma de atividades é algo que exige grande desempenho e eficácia, é indispensável utilizar a ferramenta certa. Anteriormente, foi possível notar o quanto a escolha é crucial nesse momento. Afinal, impacta as atividades como um todo. Hoje em dia, não há mais a necessidade de sofrer com isso. Foi-se o tempo em que criar um cronograma e gerenciar um projeto era significado de uma quantidade imensa de papel. Com a tecnologia que pode ser utilizada atualmente, há uma ampla opção de ferramentas que podem ser escolhidas.
Além disso, elas colaboram muito para melhorar a comunicação entre a equipe, juntar os fragmentos do controle e, logicamente, ter eficácia. Com um sistema adequado é muito mais fácil também realizar outros projetos. Ademais, eles são muito usados por gestores de todo o país que buscam organização, eficácia e agilidade em todo o processo. Como exemplo, podemos citar abaixo:
- Artia;
- GranttProject
É impossível falar das ferramentas sem falar do Artia. Ele é uma das mais eficazes ferramentas para gerir projetos de todos os tipos. Isso, logicamente, inclui o cronograma de atividades. Ele também permite fazer um apontamento de horas dos funcionários, relatórios de kanban, desempenho, etc. Em seguida, o GanttProject é um sistema que tem muito a oferecer. Ele é completamente gratuito. Por ser um software livre, é possível adaptar algumas funções conforme a necessidade da empresa. É, sem dúvidas, um dos melhores para gerenciar cronograma de atividades e demais projetos. Sua funcionalidade é baseada no gráfico de Gantt, citado anteriormente. Portanto, é ótimo para ilustrar tarefas, prever intervalo de tempo, dependência entre as atividades, etc.
Conclusão
Após entender a importância de um cronograma de atividades, é possível colocá-lo em prática de forma muito mais efetiva. No entanto, é sempre importante lembrar que fazê-lo da forma correta é fundamental para resultados positivos.
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