No último ano, o home office, que antes era uma exceção, se tornou regra em todo o mundo devido à pandemia de COVID-19. Mas com ele, veio também a preocupação das empresas com a questão de como manter a equipe de trabalho produtiva e eficiente. Afinal, apesar das inúmeras vantagens, o home office tem alguns fatores que podem impactar de forma negativa o resultado final dos trabalhos.
E para ajudar você e a sua equipe a se manterem produtivos e eficientes durante o home office, elaboramos este novo artigo com dicas que, com certeza, serão úteis para a proteção do seu negócio.
O home office
Os tempos de pandemia fizeram com que as empresas tivessem que se adaptar para continuar seus trabalhos sem correr o risco do contágio pelo coronavírus. Muitas empresas tiveram que reformular suas rotinas e processos para que seus colaboradores pudessem transmitir informações online, realizar reuniões remotas e cumprir uma série de tarefas em sua própria casa, no sistema conhecido por home office.
No home office, homens e mulheres passam a trabalhar, muitas vezes no mesmo espaço que dividem com a família, com seus pais, filhos e companheiros. Porém, apesar de poder ficar no “escritório” de pijamas, nem sempre o home office é uma tarefa fácil.
Nele, o trabalho e o estudo, o profissional e o pessoal, crianças e colegas de trabalho, televisão e computador se misturam e ficar focado nas tarefas pode se tornar algo muito complicado.
Mas vejamos agora algumas dicas para manter sua equipe motivada e produtiva no sistema de home office.
E claro, algumas dessas dicas podem e devem também servir para que você também permaneça produtivo e encontre as melhores maneiras de se adaptar a esta nova realidade que mistura lar e trabalho.
Dicas para manter sua equipe produtiva e eficiente no home office
1. Crie uma rotina
Assim como na empresa, o trabalho deve respeitar horários e cumprir agendas, certo? Então, continue com horário para acordar, fazer as refeições, tomar banho, dormir, sem descumprir o tempo destinado a tarefas. Estabeleça isso para você e faça com que sua equipe faça o mesmo.
Fique de olho nos prazos e tente não misturar tarefas domésticas com atividades de trabalho. Pode parecer complicado no começo, mas logo você e a equipe se acostumam.
2. Disponibilize tecnologia e acesso
Para que você e sua equipe possam trabalhar em home office com qualidade, é preciso que vocês tenham disponível toda a tecnologia necessária e acesso à logística de informação, como periféricos com acesso a internet e acessorios de comunicação virtual.
Invista em smartphones, notebooks, PCs, headphones com microfone e câmera, aplicativos de comunicação e salas de vídeo online, para que todos possam ver e ser vistos no ambiente virtual de trabalho.
3. Estimule a empatia
É preciso admitir que os novos tempos não estão fáceis. Psicologicamente, por mais que se adaptem, muitos se sentem abalados, desestruturados ou desmotivados. Muitos tiveram perdas, dificuldades financeiras ou passaram por período emocionalmente instáveis com sua família. Assim, é preciso que a equipe, além da competência profissional, tenha empatia uns com os outros.
Todos temos problemas e muitos não querem expôr online suas fraquezas. Portanto, é preciso compreender quando alguém da equipe demonstra certa fragilidade em lidar com diversas situações.Seja o ombro amigo se você for o mais forte, dê ao colega o tempo que ele precisar. Mas, se for você quem estiver desabando, respire e peça a equipe que lhe dê um tempo. Volte quando sentir que está tudo certo.
4. Distribua tarefas de forma justa
Como gestor, faça o possível para que as tarefas sejam distribuídas a todos por igual.
Estabeleça trabalhos de grupo ou duplas de criação, para que a equipe pense junta, mas estabelecendo o compromisso de cada um como fator importante.
Estimule também que tirem dúvidas entre si e troquem idéias, isso fará com que explorem cada vez mais a própria criatividade e a busquem novas soluções.
5. Entenda o seu lugar de líder e tome atitudes coerentes
Às vezes é difícil comandar a distância. Você, como gestor, estava acostumado a checar tudo pessoalmente e dar ordens. Por isso, o home office é um desafio de liderança, pois quem comanda as ações do grupo deve se manter firme mesmo à distância sem se deixar esmorecer pelos desafios do “novo normal”.
Assim, uma bronca ou tarefa mal cumprida que precisa ser corrigida deve ser transmitida de forma tênue, ou poderá ser mal interpretada como sentimento ruim ao subordinado que a recebe à distância.
Por outro lado, os subordinados devem preparar o espírito para não misturar os comandos e obrigações com fatores emocionais. Um simples ”oi” mal dado ou “muito obrigado” aliviado podem, no mundo virtual, ganhar uma importância desnecessária.
6. Marque um happy hour virtual
Sempre que a equipe estiver envolvida em algum projeto mais complexo, estimule a tirarem um dia ou algumas horas para terem um momento de descontração.
Pode ser uma partida de game, um filme, show, um desafio culinário ou até mesmo um bate papo descontraído na frente das câmeras. Afinal, vale tudo por um pouquinho de diversão.
7. Explore o recurso das videoconferências
O uso das câmeras de computador, celulares e tablets deve ser visto como aliado. Videoconferências, entrevistas e tarefas passadas vendo e ouvindo o outro tem um estímulo sensorial muito maior que apenas ler mensagens e ajudam a manter o vínculo entre os colegas de trabalho.
No entanto, todos devem se lembrar que estão na intimidade do lar e não perder o decoro ao se deixarem filmar. Usar roupas confortáveis porém discretas é o ideal.
8. Traga novidades para o dia a dia de trabalho
A rotina do home office pode muitas vezes ser entediante e repetitiva, por isso torna-se cansativo e frustrante para toda a equipe. E a melhor maneira de evitar isso é trazendo novidades.
Pode ser um novo aplicativo, uma gincana de produtividade ou um evento online, não importa. Traga novas experiências para os momentos de trabalho.
9. Valorize as pausas para o café
Estando em casa, a tendência a assaltar a geladeira toda hora é natural. Seja por ansiedade ou realmente fome, ficar o tempo todo em frente ao computador nos dá a sensação de vazio, que é a mesma estando no escritório.
Então que tal estimular a equipe a manter a rotina dos lanches rápidos e práticos, com café e biscoitos que sempre aconteceram no escritório? Estabeleça horários pré-definidos e faça com que todos compartilhem esses momentos.
10. Explore o mundo sem sair de casa
Já que o mundo inteiro está trabalhando no sistema de home office, que tal promover a integração com membros da empresa que estão em outros lugares do mundo?
Pode ser uma ótima experiência para sua equipe e até mesmo servir para estimular o aprendizado de outras línguas.
11. Descanse sem culpa
Esta é outra dica útil para você também e não só para a sua equipe.
Jornadas duras de trabalho podem levar o ser humano ao cansaço extremo, perdendo totalmente o estímulo de continuar. Por isso é importante que, por mais que mantenha-se no home office o dia inteiro, seja obedecido o horário de descanso e também de dormir para que você não perca o ritmo.
12. Seja tolerante com a presença de crianças e animais de estimação
Com o home office, não é raro que durante uma reunião importante apareça um filho correndo pela sala, um cachorro latindo ou um gato passeando no teclado.
Se esses imprevistos acontecerem, seja tolerante, aja com naturalidade, gentileza e compreensão.
13. Cuide do ambiente de trabalho
No home office, é bom pensar no ambiente que irá aparecer para os seus colegas quando você tiver que ligar a câmera. Afinal ele será como um cartão de visita e pode literalmente “queimar seu filme” com os colegas. Mas não é só isso.
Um ambiente organizado, arejado e limpo ajuda na produtividade e no foco. Assim, cuide do seu ambiente de trabalho e faça com que todos da equipe também se preocupem com isso.
14. Cuide da aparência e se vista para o trabalho
Como estamos todos em home office e sempre de máscara quando saímos para a rua. É normal descuidarmos um pouco da aparência. Vestir-se para o trabalho é uma ótima ideia para manter a motivação e a produtividade lá em cima.
Então, que tal começar por você? Não é necessário vestir um terno, mas também não é de bom tom aparecer de pijama. Procure pelo meio termo e o bom senso. Uma boa camisa ou camiseta confortável, cabelos arrumados e uma leve maquiagem para as mulheres já faz uma grande diferença.
E se você, que é o líder, começar a se arrumar. Assim os membros da sua equipe se sentirão estimulados para fazer o mesmo.
15. Respeite a jornada de trabalho
Quantos horas cada um aguenta ficar online? Não é fácil se manter escrevendo, projetando ou criando durante o dia ou a noite inteira sem cessar. Porém,com o home office é normal que as pessoas extrapolem o horário de trabalho e isso não é bom. Afinal a qualidade do trabalho vai cair com certeza.
Então, a dica é fazer com todos, inclusive você, respeitem a jornada de trabalho. Fale sobre fazer pausa de tempos em tempos.
16. Observe o melhor horário de cada colaborador
Há pessoas que produzem melhor de dia, outros que se dão melhor à noite ou mesmo de madrugada. E agora com o home office fica mais fácil entender e respeitar essas diferenças.
Assim, se for possível, deixe as pessoas cumprirem horários alternativos, isso pode trazer grandes benefícios para toda a equipe.
17. Ofereça palestras e oficinas
Que tal oferecer palestras e oficinas online? Afinal, de maneira virtual fica muito mais fácil trazer palestrantes renomados para apresentações, oficinas e workshops.
Esse tipo de evento traz a oportunidade de criar e aprender coisas novas. A partir disso, as experiências únicas promovidas estimulam o crescimento pessoal de cada um.
18. Preserve seus momentos em família
Essa dica vale para você também e é bom que fique claro para todos. Sempre haverá um momento em que a família vai falar mais alto, ainda mais em plena pandemia.
Cuidar dos filhos, dos idosos e doentes pode ser uma necessidade e pode acabar interrompendo a jornada de trabalho.
Se isso acontecer avise a equipe e saiba que, apesar da agenda apertada e prazos para serem cumpridos. O home office exige flexibilização. Portanto, não se cobre tanto e não cobre os membros da sua equipe.
19. Fique de olho na saúde dos membros da equipe
Estamos todos em um momento crítico, em que qualquer um pode ficar doente, por isso mesmo surgiu o isolamento. Assim, é preciso ficar atento a qualquer sinal de fraqueza. Ninguém está livre de ficar doente, seja por conta do coronavírus ou por qualquer outro motivo.
Por isso, deixe claro que a saúde de todos é prioridade. Ou seja, caso precisem de uma folga para se tratarem de algum problema, devem deixar bem clara essa necessidade.
Por sua vez, como gestor, se você desconfiar de algum problemas de saúde em membros da equipe. Não hesite em tomar providências.
20. Ofereça recompensas e bônus
Após uma grande jornada de trabalho e a finalização de um trabalho, é hora de premiar a equipe as vitórias conseguidas.
Se possível, distribua brindes para todos tenham uma boa lembrança do momento. Ofereça também algum bônus, seja em dinheiro, seja uma folga ou mesmo um almoço ou desconto em lojas parceiras. A recompensa pela vitória é sempre muito bem-vinda e faz com que todos se sintam mais valorizados e motivados.
Pois bem, essas são nossas 20 dicas para manter a sua equipe produtiva e eficiente durante o home office. Esperamos que elas sejam úteis e que quando colocadas em prática ajudem a sua empresa a alcançar os resultados desejados. Mesmo em um momento tão complexo como este que estamos vivendo.
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