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Problemas e atrasos nas obras são situações que não precisam ser recorrentes no dia a dia dos profissionais que lidam com obras e reformas. Isso porque, tais condições podem ser minimizadas consideravelmente através de sistemas de gestão eficientes. Afinal, além de otimizar os processos, eles resultam em economia e satisfação garantida.
Saiba a importância e os benefícios de uma boa gestão!
Inegavelmente, o principal benefício é a centralização das informações das três grandes áreas de qualquer negócio: atendimento ao cliente, controle interno e relação com os fornecedores. A primeira conta com o sistema Customer Relationship Management (CRM), que pode ser traduzido como Gestão de Relacionamento com o Cliente.
Já as outras duas podem ser gerenciadas pelo sistema Enterprise Resource Planning (ERP) ou Planejamento de Recursos da Empresa, em tradução livre. Veja mais detalhes a seguir sobre as funcionalidades desses sistemas de gestão, por área.
Atendimento ao cliente:
- informações dos clientes: não somente os clientes que já contratam os serviços da empresa. O sistema CRM também reúne informações de clientes potenciais indicando detalhes como data inicial e motivo do contato, como a questão foi encaminhada, entre outras especificações;
- agendamento de reuniões: serve para manter um controle exato dos dias e horários. Bem como, atualizar em caso de remarcação;
- agendamento de serviços: especialmente para os casos de manutenção programada. Por isso, é uma ótima opção para entrar em contato com o cliente no momento certo e evitar que ele contrate serviços de outros profissionais;
- acesso de qualquer lugar: as informações podem ser obtidas pelo computador ou pelo celular. Em outras palavras, facilita o acesso do escritório ou do canteiro de obras, por exemplo.
Controle interno:
- automatização dos processos: toda a parte organizacional mais burocrática passa a ser automatizada. Isto é, contas a pagar e receber, fluxo de caixa, faturamento, lançamento de notas e operações bancárias;
- facilidade com escritório de contabilidade: alguns softwares permitem sincronizar as principais informações de controle financeiro e fiscal diretamente com o escritório de contabilidade;
- simplificação para as tarefas de Recursos Humanos (RH): As férias, 13º, licenças e demais obrigações trabalhistas são assim organizadas em um só lugar;
- acompanhamento dos processos e análise baseada em relatórios: os sistemas de gestão permitem a geração de relatórios que facilitam a leitura e análise. Dessa forma, agilizando a implementação de melhorias e a prevenção de erros ao antecipar decisões;
- intercâmbio de informações entre os setores: as informações que são de interesse comum entre os setores da empresa ficam disponíveis para todos os envolvidos no processo. Assim, facilita o acompanhamento e a conclusão de tarefas.
Relação com os fornecedores:
- estruturação do quadro de fornecedores: as informações das empresas e dos profissionais especializados são organizadas por detalhamento de serviços;
- processos e procedimentos: organização e acompanhamento dos processos por meio de elaboração de cronograma;
- facilidade no acesso às informações: possibilidade de atualizar ações e realizar intervenções de forma rápida e estratégica.
É importante ressaltar que todas as informações são mantidas de forma segura através da técnica de criptografia. Afinal, esse detalhe que deve ser visto com muita atenção. No Brasil, qualquer empresa que lide com dados, principalmente as que desenvolvem sistemas de gestão empresarial, devem respeitar a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), que está em vigor desde agosto de 2020.
Através dos benefícios citados, você já deve começar a considerar a importância de ter um sistema de gestão e é aí que entra a dúvida sobre o quanto é necessário investir. Vamos falar mais sobre isso no próximo tópico.
Existe mais de um sistema de gestão? É fácil de usar? Preciso investir muito?
Anteriormente, observamos que o CRM está voltado para as demandas de relacionamento com os clientes e o ERP para as de controle interno e relação com os fornecedores. Por isso, existem vários sistemas de gestão de obras e ainda neste post vamos falar sobre oito deles.
As empresas que disponibilizam os sistemas oferecem treinamentos e assessoria para facilitar o uso do sistema. Eventualmente, alguns deles têm a opção de serem personalizados de acordo com as necessidades do contratante.
O investimento vai variar com o tipo de complexidade e armazenamento escolhido.Bem como, o tipo de integração selecionado. Por exemplo, você pode optar por uma forma de armazenamento em nuvem que permite acessar de qualquer lugar que tenha internet. Ou seja, no canteiro de obra a pessoa responsável atualiza os campos e instantaneamente fica disponível para todos os setores liberados para acesso.
Um exemplo de tipo de integração é a disponibilização de parte do controle financeiro e fiscal com o escritório de contabilidade.
Conheça 8 tipos de sistemas de gestão de obra
As soluções contam com armazenamento online, possibilidade de uso em dispositivos móveis como Android e iOS e período de teste gratuito.
1. Obrafit
O Obrafit é um sistema de solução que dispensa treinamento e conta com tutoriais de apoio para utilização.
Por isso, arquitetos, engenheiros, gerenciadores, construtores e proprietários podem ter acesso às informações em tempo real sem dificuldade. O Obrafit funciona através das imagens das obras com campos para comentários.
Possui três tipos de plano e também é possível optar por planos personalizados e customizados. Dentre as funcionalidades podemos destacar:
- importação de orçamento e emissão de relatórios em excel e PDF;
- controle financeiro e fluxo de caixa;
- cronograma de etapas;
- análise de resultados entre o orçado X realizado e realização do previsto X real.
2. Box Obras
O Box Obras integra gerenciamento empresarial, controle de obras e manutenção das instalações e equipamentos prediais.
Auxilia os profissionais de engenharia na projeção, gerenciamento e execução de pequeno e grande porte e disponibiliza manual de uso em módulos através de vídeos.
Entretando, os preços são disponibilizados via orçamento.
Parte das funcionalidades inclui, por exemplo:
- gerenciamento de RH, contratos e documentações;
- controle de estoque, maquinários e empreitadas;
- orçamentos;
- gestão financeira.
3. Veja Obra
O Veja Obra é uma ferramenta de planejamento, controle e execução. Ou seja, centraliza o orçamento, cronograma e diário de obras.
Não apenas te ajuda, como possui plano grátis, por obra e por empresa.
Dentre as soluções para as atividades na empresa e na obra temos:
- organização das atividades de escritório;
- controle de resultados e precificação dos serviços;
- controle de custos e prazos de obras;
- otimização do planejamento.
4. Mais Controle
O Mais Controle é, no entanto, voltado para gestores da construção civil atuantes em construtoras e empresas de engenharia ou serviços. Por isso, possui três tipos de pacotes de serviços e uma taxa fixa de implantação através de treinamento com equipe especializada.
As funcionalidades estão voltadas para:
- controle financeiro;
- orçamentos;
- planejamento;
- gestão.
5. Obra Prima
O Obra Prima é um sistema que facilita o cadastro das obras e projetos. Assim, ele contempla soluções para um grande número de proficionais. Entre eles, engenheiros, empreiteiros, profissionais de obras e reformas, prestadoras de serviços elétricos,por exemplo.
Conta com três possibilidades de planos e taxa de adesão com preço variável para treinamento e acompanhamento.
Algumas funcionalidades são:
- orçamento de custo e venda;
- faturamento e reembolso;
- controle de gastos;
- galeria de fotos e documentações.
6. Sienge
O Sienge é uma plataforma que foca a produtividade através da jornada da construção nos processos de venda e pós-venda.
Oferece cursos à distância gratuitos e a forma de pagamento é mensal de acordo com os módulos contratados.
Os produtos são oferecidos por tipo de serviço. Alguns deles são:
- comercial;
- fiscal;
- suprimentos;
- gestão de ativos.
7. Gerencia Obras
O Gerencia Obras é voltado para planejamento, execução, otimização e automação.
Possui três tipos de planos com pacotes mensal, semestral e anual.
Entre as funcionalidades, destacamos:
- padronização do processo de cotação;
- medição dos resultados no canteiro de obra;
- gerenciamento de etapa física e financeira;
- controle do orçado e realizado.
8. Minha Casa Nova
O Minha Casa Nova é um aplicativo gratuito voltado para obra residencial.
É possível acompanhar o planejamento financeiro e compartilhar fotos e informações através da liberação via código do e-mail.
O planejamento está dividido em etapas que incluem 18 fases, das quais destacamos:
- documentação, compra e registro do terreno;
- projeto arquitetônico, estrutural, hidrossanitário e preventivo elétrico e telefônico;
- etapas de execução;
- móveis e decoração.
Viu como as demandas complexas, o acompanhamento de obras e a excelência no atendimento podem ser facilitadas? Sem dúvida, através da implementação de sistemas de gestão de obras, tudo fica mais fácil.
Conseguimos ajudar você? Compartilhe suas inquietações com a gente! Nosso trabalho é contribuir para que você faça os melhores negócios!
