Seja na construção de uma casa, um condomínio ou um prédio com vários andares: o gerenciamento de obras é fundamental em qualquer tipo de projeto. A gestão de obras é um processo longo e que exige várias habilidades, como liderança, capacidade de tomar decisões assertivas e conhecimentos técnicos da construção civil.
Portanto, podemos afirmar sem nenhum exagero que a gestão de obras é a base de todo projeto de construção, bem como a chave para o seu sucesso.
Com tamanha responsabilidade, fica fácil entender como o gerenciamento de obras é uma tarefa complicada. Mas, para facilitar, elaboramos este guia completo do gerenciamento de obras. Além de trazer uma visão realista sobre o assunto, apresentaremos informações importantes. Tais como:
- conceitos e princípios básicos;
- etapas fundamentais;
- erros que devem ser evitados;
- e muito mais!
E aí, preparado para aprender mais sobre uma gestão de obras eficiente?
O que é o gerenciamento de obras?
O gerenciamento de obras pode ser definido como um serviço da construção civil que utiliza técnicas especializadas para gerenciar o design, a construção e o planejamento de um projeto.
Dessa maneira, o gestor de obras é responsável por auxiliar no planejamento, coordenação e execução de projetos de construção de todos os tipos (residenciais, comerciais ou industriais).
Na prática, significa que o profissional deve administrar o tempo, os recursos e a equipe. Tudo isso para garantir que o cronograma de obras seja cumprido de acordo com o orçamento e com a qualidade esperada pelo cliente.
Para que serve a gestão de obras?
Sabemos que imprevistos sempre acontecem em um canteiro de obras. Acidentes com trabalhadores, uma temporada de chuva inesperada e atraso na entrega dos materiais são alguns exemplos. Por mais que seja impossível de evitar a maioria desses problemas, nem tudo está perdido.
É aí que entra uma das principais funções da gestão de obras: lidar com imprevistos. Com “jogo de cintura”, o gestor deve ser capaz de acabar ou pelo menos amenizar os efeitos dos problemas inesperados.
Além disso, um gerenciamento de obras eficaz é essencial para que a construção seja finalizada dentro do prazo e sem ultrapassar o orçamento.
Outra função do trabalho de gestão bem feito é assegurar a qualidade da construção e, consequentemente, a segurança das pessoas que vão morar ou usufruir do edifício.
Assim, quando o gerente acompanha uma obra do início ao fim, ou seja, desde a etapa de planejamento até a entrega das chaves, a probabilidade de ter uma construção impecável é muito maior.
Tipos de gestão necessários em uma obra
Para entender melhor as principais obrigações do gerenciamento de obras, podemos subdividir o trabalho em diferentes tipos de gestões. São eles:
- Gestão do projeto;
- Gestão de gastos;
- Gestão de pessoas;
- Gestão de documentos.
Quer saber o que cada um significa? Então confira os detalhes:
Gestão do projeto
Você já sabe que existem diversos projetos para construção: arquitetônico, estrutural, elétrico e hidrossanitário são alguns exemplos. Assim, cabe ao gerente de obras assegurar que todos sejam executados da melhor maneira.
Nesse sentido, o gerenciamento de obras é fundamental para apresentar uma visão completa de todas as ações que estão sendo realizadas. Na prática, significa que o responsável pela gestão deve se preocupar com:
- a entrada e saída de materiais;
- uso dos equipamentos no canteiro de obras;
- divisão de equipes para cada área da construção;
- elaboração de relatórios.
Essas informações permitem analisar o progresso do trabalho, além de ajudar na tomada de decisões que otimizam a conclusão do projeto.
Gestão de custos
Também cabe ao gerenciamento de obras a preocupação com os custos envolvidos na construção. Isso significa que o engenheiro responsável pela gestão da obra deve controlar todas as despesas e gastos para garantir que o orçamento seja respeitado.
A gestão de custos também abrange o relacionamento com fornecedores, recebimento e armazenamento de materiais de construção. Além disso, é necessário conferir os valores de cada compra e guardar as notas fiscais para prestação de contas.
Gestão de pessoas
Em uma construção, a gestão de pessoas envolve:
- contratação de trabalhadores;
- treinamentos;
- divisão de funções;
- supervisão e avaliação das atividades realizadas por cada profissional;
- etc.
Dessa maneira, o gerente de obras deve se preocupar em manter os trabalhadores motivados e incentivar o trabalho em equipe.
Por mais que muitos gestores ainda considerem a gestão de pessoas apenas como um gasto, a realidade é diferente. Essa prática é capaz de aumentar a produtividade e otimizar os resultados em uma construção.
Gestão de documentos
O trabalho de gerenciamento de obras também envolve bastante burocracia. É por isso que a gestão de documentos é um dos itens essenciais em um projeto de construção.
Em outras palavras, a gestão de documentos em uma obra deve se preocupar em coletar e armazenar as informações, além de manter os documentos sempre atualizados.
Com isso, é possível assegurar que a obra seja executada de acordo com as normas de construção. Afinal, ninguém quer ter a sua obra embargada por falta de documentos, concorda?
Etapas fundamentais do gerenciamento de obras
Já citamos que o gerenciamento de obras é uma tarefa complexa. Mas, para facilitar (ou pelo menos padronizar o trabalho), existe uma série de etapas que devem ser cumpridas de maneira rigorosa.
Quer entender como isso funciona na prática? Então confira as etapas fundamentais do gerenciamento de obras.
1. Estudo de viabilidade
A primeira etapa ocorre ainda na fase de planejamento de obras. O estudo de viabilidade avalia as características técnicas e econômicas para determinar se vale a pena prosseguir com o empreendimento.
Para isso, os profissionais envolvidos consideram vários aspectos. Dentre eles, os materiais e métodos que serão utilizados na construção, assim como os gastos com contratação de mão de obra.
Além disso, o estudo de viabilidade deve contemplar fatores mais abrangentes, como:
- restrições para construir no local;
- regras de zoneamento urbano;
- limitações legais;
- documentos necessários para o início da obra.
Com todas as informações em mãos, a equipe responsável decide prosseguir ou cancelar a construção.
2. Análise do orçamento
Uma das principais responsabilidades de quem gerencia uma obra é o controle de custos. Por isso, é fundamental que o profissional participe da elaboração do orçamento para manter a estimativa de gastos bem próxima da realidade.
É importante que cada projeto tenha seu próprio orçamento. Afinal, os custos de obra variam muito de acordo com a região e as particulares de cada construção.
Para o orçamento de uma obra, é necessário levar em consideração os seguintes aspectos:
- preço dos materiais de construção;
- ferramentas e equipamentos que serão utilizados;
- taxas;
- mão de obra;
- reserva para emergências e imprevistos.
Também é papel do gerenciador de obras acompanhar as mudanças no orçamento, principalmente em construções de longa duração. Isso é necessário pois o mercado da construção civil está sujeito a variação de preço de insumos e inflação. Dessa maneira, os valores apresentados no orçamento inicial devem ser analisados frequentemente e ajustados, caso seja preciso.
3. Planejamento dos itens fundamentais na obra
Não existe gerenciamento de obras sem planejamento. Logo, esta é uma etapa fundamental na gestão de qualquer construção.
É durante o planejamento que são estabelecidas todas as diretrizes da construção. O gerente de obras deve elaborar o Plano de Gerenciamento do Projeto, um documento que determina as informações essenciais para o trabalho. Dessa forma, a equipe envolvida na construção tem acesso às instruções importantes, como cronograma, linha de base do escopo etc.
Durante a fase de planejamento também é necessário elaborar outros documentos importantes para uma obra. Os principais são:
Declaração do escopo do projeto
A declaração do escopo é um dos itens mais importantes no gerenciamento de obras. Ele inclui os principais detalhes sobre a construção, dentre eles: prazos, atividades, custos e as fases de execução do projeto.
A partir desse documento, todos os envolvidos ficam cientes de tudo que está incluso no projeto, bem como a responsabilidade de cada um no trabalho.
Plano de comunicação
O plano de comunicação é indispensável, principalmente em obras de grande porte. O documento serve para estabelecer as diretrizes do fluxo de comunicação entre toda a equipe envolvida na obra. Seu principal objetivo é evitar conflitos e mal-entendidos.
Assim, o planejamento inclui diferentes aspectos da comunicação, como: metas, objetivos, métodos e ferramentas.
Plano de gerenciamento de riscos
Sempre há riscos que podem ameaçar a execução de um projeto. Contudo, isso não quer dizer que não seja possível se preparar para quando as ameaças se tornarem reais.
Na verdade, uma das principais características que um gerente de obras deve ter é a habilidade de prever os problemas e lidar com eles sem ameaçar todo o planejamento.
Ter um plano de gerenciamento de riscos ajuda exatamente a identificar os problemas com antecedência, como um atraso no cronograma, cortes no orçamento, mudanças no projeto etc.
4. Execução do projeto
Chegou o momento de colocar as mãos à obra! Mas, antes disso, é comum acontecer uma reunião pré-construção. O encontro serve para orientar a todos quanto ao horário de trabalho, armazenamento de materiais, controle de qualidade e acesso ao canteiro de obras.
Em seguida, todos os profissionais envolvidos na construção realizam o que foi planejado nas etapas anteriores. As equipes são divididas de acordo com as suas funções e a obra começa a tomar forma.
O gerente de obras tem uma participação bem ativa na execução do projeto, principalmente para garantir que tudo saia conforme o esperado.
O profissional acompanha o trabalho de perto, analisando o uso dos materiais de construção e a quantidade de itens que estão disponíveis para evitar o desperdício.
Além disso, o engenheiro deve se responsabilizar pelos trabalhadores, esclarecendo dúvidas, acompanhando a equipe de mão de obra e garantindo a segurança de todos no canteiro de obras.
5. Monitoramento e controle
Geralmente, a etapa de monitoramento e controle acontece ao mesmo tempo que a execução. À medida que as tarefas são realizadas, o gerente de obras deve monitorar constantemente o progresso.
Nesta etapa, o gerenciamento de obras serve para garantir que a construção seja finalizada conforte o projeto. Assim, procura-se medir a produtividade da equipe no canteiro de obras e avaliar se o cronograma está sendo cumprido.
Além disso, é importante ficar atento ao gastos para evitar muitas variações no orçamento inicial e alterações no projeto.
6. Finalização da construção
Por último, mas não menos importante, vem a etapa de finalização do projeto. Essa é a prova de que o gerenciamento de obras é necessário até o último momento de uma construção!
Durante a fase final, o gerente de construção analisa se tudo foi executado conforme o planejado, respeitando as estimativas de gastos e duração que foram estabelecidas no início.
Depois de verificar cada detalhe, é indicado elaborar um relatório apresentando o resultado do trabalho. Inclusive, esse documento pode ser utilizado como fonte para próximos projetos de construção, já que deve apontar os erros e acertos durante a execução da obra.
Podemos dizer que o encerramento da obra é um momento bastante valioso na gestão de obras. A partir desta etapa, é possível criar processos mais eficazes e equipes mais bem-sucedidas.
Percebeu como as etapas podem tornar o processo um pouco mais simples? Muitas pessoas consideram o gerenciamento de obras um bicho de sete cabeças. Contudo, dividir o trabalho em etapas menores deixa tudo mais prático no dia a dia.
Erros que devem ser evitados
O gerenciamento de obras é um processo longo. Por isso, é comum que aconteçam erros durante as etapas que citamos acima.
Entretanto, também é papel de um bom gerente de obras ficar atento a todos os detalhes identificar os problemas que possam surgir durante a construção. Acredite, muitos erros de construção podem ser evitados com um bom planejamento e liderança.
Pensando nisso, destacamos os erros mais comuns que podem acontecer no gerenciamento de obras e, principalmente, como evitá-los:
1. Estimativa incorreta do prazo e orçamento
Entregar um orçamento incompatível com a realidade ou prometer finalizar a construção em um prazo curto são erros graves. Afinal, o cliente que contratou o serviço de gerenciamento de obras espera que as estimativas sejam cumpridas.
É claro que podem acontecer imprevistos, como uma chuva que impossibilita os trabalhos no canteiro de obras. Ou então, uma oscilação muito grande no preço dos materiais de construção.
Ainda assim, é preciso que o gerente de obras seja o mais realista possível ao apresentar um prazo de entrega ou orçamento. Além disso, o profissional deve preparar o cliente para possíveis mudanças nos gastos ou atrasos na obra.
2. Falha ao gerenciar mudanças no projeto
É praticamente impossível encontrar uma obra que não tenha sofrido mudanças no projeto original. E isso é totalmente compreensível.
Mas, tais mudanças podem resultar em alguns erros quando não há a gestão adequada. Profissionais que não foram informados das alterações e clientes que não estão cientes das mudanças são as falhas mais comuns nesse sentido.
Para evitá-los, é importante que o gerente de obras saiba lidar com as mudanças corretamente, seja informando a equipe de mão de obra ou solicitando a aprovação do cliente. Continuar o trabalho sem fazer isso pode acabar desperdiçando tempo e dinheiro.
Além disso, uma dica importante é criar um procedimento padrão para lidar com as solicitações de alterações no escopo. Assim, o requerimento de mudança deve seguir um critério para que o impacto no cronograma e no orçamento seja mínimo.
3. Falta de planejamento estratégico
Começar a executar um projeto sem ter um planejamento é um erro que acontece em todas as áreas. No gerenciamento de obras não é diferente.
Ao começar logo com a prática antes de elaborar um planejamento estratégico é uma falha grave que pode comprometer a qualidade da construção. As consequências disso são inúmeras alterações e retrabalho.
Por isso, o responsável pela gestão de obras deve se encarregar de planejar todos os setores de uma construção, desde o operacional, administrativo até o logístico.
Assim, um planejamento estratégico no gerenciamento deve contemplar aspectos como:
- controle dos insumos;
- avaliação de desempenho da obra;
- análise da necessidade de gastos inesperados.
4. Problemas de comunicação
O elaboração de um plano de comunicação não está na lista de documentos importantes para a gestão de obras por acaso. Na verdade, a incapacidade de comunicar com a equipe envolvida na construção é uma das armadilhas do gerenciamento de obras.
Isso significa que uma simples mensagem distorcida pode causar mal-entendidos, prejudicar o andamento do projeto ou ter outras consequências que comprometem a qualidade do trabalho.
Portanto, um gerente de obras deve manter uma comunicação consistente. Para evitar falhas no processo, é válido agendar reuniões frequentes e compartilhar o andamento da obra com o cliente ou subcontratados.
Além disso, estabelecer alguns canais oficiais de comunicação (como email ou painel de recados, por exemplo) pode ajudar manter a equipe bem informada e evitar ruídos.
Conclusão
Resumindo: o gerenciamento de obras é uma forma de garantir que o projeto seja executado de acordo com o plano existente. Assim, cabe ao gerente assegurar que a construção seja entregue no prazo e orçamento pré-estabelecido.
Além disso, a gestão de obras deve garantir que a construção esteja em conformidade de com o projeto, códigos e outras normas.
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